Text copied to clipboard!
Otsikko
Text copied to clipboard!Hallintosihteeri
Kuvaus
Text copied to clipboard!
Etsimme motivoitunutta ja järjestelmällistä hallintosihteeriä liittymään organisaatiomme tukitiimiin. Hallintosihteerinä toimit keskeisessä roolissa hallituksen ja ylimmän johdon tukena, varmistaen, että hallituksen kokoukset, pöytäkirjat ja muut hallinnolliset prosessit sujuvat tehokkaasti ja ammattimaisesti.
Tehtävässäsi vastaat hallituksen kokousten valmistelusta, aikataulutuksesta ja dokumentoinnista. Laadit ja arkistoit pöytäkirjat, seuraat päätösten toimeenpanoa ja varmistat, että kaikki hallituksen toimintaan liittyvät asiakirjat ovat ajan tasalla ja helposti saatavilla. Lisäksi toimit yhteyshenkilönä hallituksen jäsenten ja johdon välillä, koordinoit viestintää ja huolehdit luottamuksellisten tietojen käsittelystä.
Hallintosihteerin rooli vaatii erinomaista organisointikykyä, huolellisuutta ja kykyä työskennellä paineen alla. Sinulla tulee olla vahva ymmärrys hallinnollisista prosesseista ja hyvä suomen kielen kirjallinen ja suullinen taito. Aiempi kokemus vastaavista tehtävistä tai hallitustyöskentelystä katsotaan eduksi.
Tarjoamme sinulle mahdollisuuden työskennellä dynaamisessa ja arvostetussa organisaatiossa, jossa pääset kehittämään omaa osaamistasi ja vaikuttamaan organisaation toiminnan sujuvuuteen. Jos olet oma-aloitteinen, tarkka ja luotettava ammattilainen, joka viihtyy hallinnollisissa tehtävissä, saatat olla etsimämme henkilö.
Vastuut
Text copied to clipboard!- Järjestää ja koordinoi hallituksen kokoukset ja aikataulut
- Laatii ja arkistoi kokouspöytäkirjat
- Seuraa hallituksen päätösten toimeenpanoa
- Ylläpitää ja päivittää hallituksen asiakirjoja ja rekistereitä
- Toimii yhteyshenkilönä hallituksen jäsenten ja johdon välillä
- Huolehtii luottamuksellisten tietojen käsittelystä
- Valmistelee kokousmateriaalit ja esityslistat
- Varmistaa lainsäädännön ja sääntöjen noudattamisen hallitustyössä
- Koordinoi viestintää hallituksen ja sidosryhmien välillä
- Avustaa muissa hallinnollisissa tehtävissä tarpeen mukaan
Vaatimukset
Text copied to clipboard!- Soveltuva korkeakoulututkinto tai vastaava koulutus
- Aikaisempi kokemus hallinnollisista tehtävistä
- Erinomainen suomen kielen kirjallinen ja suullinen taito
- Hyvät IT-taidot ja kokemus asiakirjahallintajärjestelmistä
- Tarkkuus ja huolellisuus työssä
- Hyvät vuorovaikutus- ja viestintätaidot
- Kyky työskennellä itsenäisesti ja paineen alla
- Luottamuksellisten tietojen käsittelykyky
- Ymmärrys hallitustyöskentelystä ja sen vaatimuksista
- Joustava ja oma-aloitteinen työote
Mahdolliset haastattelukysymykset
Text copied to clipboard!- Kerro kokemuksestasi hallinnollisissa tehtävissä.
- Oletko aiemmin osallistunut hallituksen kokousten järjestämiseen?
- Miten varmistat asiakirjojen tarkkuuden ja ajantasaisuuden?
- Kuvaile, miten käsittelet luottamuksellista tietoa.
- Millaisia IT-järjestelmiä olet käyttänyt asiakirjahallinnassa?
- Miten toimit kiireellisissä tilanteissa tai aikapaineessa?
- Miten varmistat tehokkaan viestinnän hallituksen ja johdon välillä?
- Mikä motivoi sinua työskentelemään hallinnollisissa tehtävissä?
- Kerro tilanteesta, jossa jouduit ratkaisemaan hallinnollisen ongelman.
- Miten kehittäisit hallitustyöskentelyn tukiprosesseja?
